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阿裏巴巴
老貿分享-如何提高詢盤回複率 - 常見問題
由於進口商的角色不同，所處行業不同，你需要展示的方式和內容也不同。買家所處行業中的地位、對供應商的需求程度、采購偏好、性格差異等等也都會影響到你的郵件回複率。高回複率雖不可輕易複製成功，但仍可以從實戰中提煉出一個公式：
高回複率 =Basic Search, Target Right (初步調查，有的放矢) + 避開SPAM過濾詞 + 少圖片少鏈接 + 好的標題 + 行文簡潔清晰 + 有吸引客戶的Key Point + 運氣or時機
一、 Basic Search, Target Right （初步調查，有的放矢）
狙擊之前，先找對目標。開發信寫的再出彩，你能保證開發信遞送到真正的買家嗎？先進行初步的調查了解，前期的工作很必要！
Basic Search（初步調查分析）：
你對客戶有多少了解，你的開發信中就能多出多少亮點，這些都是可能引起對方興趣的地方。一般來說，我是這樣來調查分析的：
1）客戶公司網站的研究（幾個主要頁麵以及下載客戶的E-catalog, 研究並找出有價值的信息點）
2）搜索引擎的搜索技巧（穀歌，穀歌地圖等）了解客戶的實力，網絡活躍度，網上B2B詢價記錄，行業目錄的自我簡介，上下遊客戶，供應的主要客戶群體等。
3）海關數據（北美/南美客戶）來研究采購習慣，周期頻率，數量和供應商等。
4）其他外貿小工具如Whois 網站域名信息查詢，了解域名注冊時間（很多時候是公司成立的時間），注冊的地點（看看現在網站上的地址和當初注冊地址是否不同，結合google地圖看一下實景，了解客戶公司是否在發展壯大） 以及網站的反鏈數量等一些SEO方麵的信息側麵了解公司。
對於客戶的分析和調查這樣的工作，需要有一定的綜合職業素質。做外貿，不是口語好，跟進積極，認真負責，發產品，回詢盤就能成為優秀業務員。外貿業務員的自我修煉，腦子要靈活，內心要強大，情商智商雙發展，對信息要敏感，知識麵要自我拓寬，善於總結，要善於假助外物。
打個比方，如果你對搜索引擎的原理、應用和技巧都熟練，那麼很多事情就好辦得多。比如：
“客戶公司名” B2B OR leads OR MarketPlace （看看客戶有沒有在國際B2B平台上詢價或者登記過信息）
“客戶公司名” Exhibitor OR Fair (看看客戶有沒有參加過國際展會)
“客戶公司名” “Vendor:” OR “Vendor Code” OR “Vendor Part#” OR “supplier:”
（查詢客戶上下遊的客戶信息，有時候可以發現很多上遊客戶，有時候又可以發現一些下遊供應商，也可能成為你的客戶。）
Target Right（發給正確的人）：
有些對口的客戶，網站上隻有info,sales這些郵箱的，我建議果斷打電話，因為電話更直接。先問到負責采購的郵箱，再行發送。大多數國外的公司接線員是很友善的。如果電話這條路不通，用google並配合whois信息，盡可能地找出這個公司的其他郵箱地址。再利用人名和郵箱名，去國外社交網站上搜搜，有時候也有意外的收獲。社交平台沒有任何發現，再發送你找到的那些郵箱。
對於SNS平台，看看我的老客戶有什麼高見：
Sam, I suggest you try to make initial contact via phone call if you’re sure they are real buyers. It is too easy for people to ignore emails, especially when emails are from somebody who with poor acknowledge and morals of e-mail marketing.
If telephone contact is not possible then you can work via email. Remember that, do not make the email full ofselling-language or words, such as “FREE”, “OPPORTUNITY”, ”CHEAP”, ”PRICE”,“DISCOUNT”, when you’ve got buyer’s reply, it doesn’tmatter but if this is just the first email, NEVER USE THEM.
Addtionally I would strongly suggest LinkedIn,there are a lot of professionals on there now, and it's growing every day. It’s easier to check what’s new. Maybe you can find your target customer there.
二、 避開SPAM 過濾詞
E-mail Marketing還是外貿中常用的網上營銷手段，然而至少有80%的人對E-mail營銷缺乏正確的認識，造成營銷的泛濫。因此我覺得有必要給大家說一下一些基本的知識點：
郵件地址中的符號@是英語“at”的含義，所以我們的電子郵件地址如sam@sohu.com 的完整解釋為“sam在sohu.com這個服務器上麵的一個郵件帳號”。
一封郵件，從發送到最後收到，必然要經過以下的路徑：
A方郵件客戶端，A方郵件服務器（SMTP服務器），B方郵件服務器（POP3），B方郵件客戶端。
一般來說，郵件服務器含有眾多用戶的電子信箱。A如果使用的是企業郵箱，那麼A向企業郵箱服務器的SMTP服務器發送。如果A使用的是公共郵箱，如搜狐，那麼A向sohu郵箱服務器的SMTP服務器發送。
A方的SMPT服務器識別郵箱中B的地址，並向管理B地址的B方郵件服務器的POP3服務器發送消息。B方POP3郵件服務器將郵件轉存入B的郵箱內，並告知B有新郵件到來。B通過郵件客戶端程序連接到服務器後，就會看到新郵件。當B回複了A郵件，A收到B的回複。這樣一個過程就被記錄為可信可允許的通信，並且A的地址也被記錄為可信。
為什麼建議發國外開發信用企業郵箱，因為公共郵箱服務器上承載的郵件賬號太多，可能之前有很多其他人的郵件賬戶都發過未經接收方許可的垃圾郵件，不利於郵件服務器的評級。所以最好的郵箱還是企業郵箱，也就是你的用戶名@你公司網站域名。這樣是一個幹淨的無不良記錄的郵件服務器。
多說一句，公司網站的建設也很重要，是麵子問題，要給客戶看的，增加信任。很多企業網站做的一塌煳塗，毫無美感。現在都進入WEB 2.0 時代了，還在用TABLE布局，用ASP+ACCESS，用國內主機空間，無FAQ, 無SITEMAP, META標簽中的Keywords和Description 還是留空，TITLE僅寫了個公司英文名。
什麼樣的郵件會被判定為垃圾郵件？
根據國際電子郵件協會的判定規則：未經收件人允許的在一段時間內，發送頻率過快，內容重複度過高；對方未訂閱但發件人發送附件的；郵件中含有SPAM高頻詞
因此，即使你是用模板發送開發信，也請盡量設置多種不同內容的模板，並且不要發的那麼頻繁。
三、 好的標題
一個好的標題也是非常重要的，當買家收到一封郵件時，他最多用3秒鍾就能決定看或者不看直接delete。所以開發信的標題我們也不可大意。無論在家裏還是在工作中，人們都很忙。另外客戶的郵件積累得也多，他們會注意壓縮文件以使得郵件客戶端程序運行速度保持迅速。因此如果標題行不抓住他們的注意力，刪除你的開發信僅僅一個點擊即可完成。
一點爭議：關於標題加上 RE: FW:
最近我也很困惑，因為我的一個客戶說，Re: FW: 這些標記你不要隨便用，因為人們不喜歡欺騙性。如果打開以後根本這個人不認識，或者這個人準備推銷，那麼郵件讀了個開頭就被會刪除。如果你和對方素不相識，那麼可能你的開發信要經過幾次轉手才能到采購的郵箱中。而這途中被刪除的可能太高。所以我現在發開發信，標題我已經開始注意盡量不用RE： FW： 開頭。
客戶給了我一個建議，比如：Exciting Update from PIS Company–Walmart Approved Supplier 我覺還不錯！
再分享補充我的一些思路：
思路一：客戶網站上找素材
還是那句話，對口的客戶不能輕易放過，不拋棄，不放棄！看看他的網站上，有沒有公司明顯的標語，核心價值(core value)，總裁致辭等等。。好好看看，然後借用內容過來，放在標題裏。這樣對方想不打開都不行。
打個比方，我曾經找到一個客戶，經過初步調查分析，客戶是真實的買家。我激動地準備些郵件。當時我郵件標題是這麼寫的：
Attn:GDP Inc - Professional Manufacturer – Safety vests，發了等了兩天都沒回複。重新發送，還是沒回複，這時我在客戶網站上看到一行大字：“Secure Your Daily Work”
好吧，我把標題欄換成了： Secure Your Daily Work, can we involved ?
結果沒用多久，對方的采購就回複了：Thanks for your interest in applying for our supplier…
所以，我也常跟業務員說：Try one last time before youquit! 放棄之前再試最後一次！
其實這個道理很簡單，卻很少有人使用。比如：
你是一家ABS麵板製造商，給格力空調的采購部發開發信，想給格力供麵板。郵件標題是“ABS麵板材料供應商- XXX公司”，但實際上是，給格力發過郵件的公司有五六十家，對方采購也比較忙，看到這個郵件標題，這公司沒聯係過啊，刪了。
可是如果你的郵件標題是“好空調格力造”，那對方是什麼反應？？肯定相當好奇，急切點開看看是什麼郵件。
再多思考一步，如果你的郵件標題是格力的最大競爭對手美的的標語，那對方又是什麼反應，恐怕點開速度比前一種更快。（當然也許不太恰當，我還沒親自實踐過這種。。有勇氣的我不負責啊）
思路二：以客戶利益為目標，越具體越好
比如，客戶行業對口，但是網站上沒有看到你這類產品，不知道對方是否做這類產品：
初步設定：Expand yoursafety productsline with economy items – PIS company
接著進行改造：Economy safety products –Revenue 20% up – PIS company
加上對方公司，最終改造為：
Attn:GDP INC - Economy safety products getRevenue up – PIS company
Attn:GDP INC - Economy safety products getRevenue 20% up – PIS company
思路三：以主打產品為標題，一目了然
Attn:purchasing - Featured products/ Safetyvests – PIS company
思路四：以市場信息為標題
例如：
PIS Company: Nonwovenmaterial rise in April
思路五：直接表明意圖
例如：
PIS Company: How could we be your possible vendor ?
四、少圖片 少鏈接
第一封郵件中盡量不使用圖片和超鏈接。
1）圖片：很多反垃圾郵件機製對圖片很敏感！
圖片會很直接，但是垃圾郵件過濾器卻不這麼認為。有些國外郵件客戶端默認就不顯示圖片，這樣你的 圖片就變成了blocked images ！
2）超鏈接：能不用超鏈接就不用。
文中千萬不要寫類似：For more details, pls visit our website www.xxxx.com之類的文字！
簽名處，別寫MSN和你的Email地址。客戶如果想回複你就直接回複了，沒必要還要在簽名中寫一遍郵件地址。MSN的賬號是郵箱形式，最好MSN不寫。網址是一定要寫的，不過不要帶超鏈接。隻是顯示網址而已，但不跳轉鏈接。
具體方法：如果是FOXMAIL，可以在簽名管理裏麵在網址上鼠標右擊“取消超鏈接”。
OK，這樣一分析，我們基本上做到了 NO Image, NO Hyperlink ！！
五、行文簡潔清晰
郵件的正文也非常重要，務必在有限的空間中把意思表達清楚，能用一個詞表達就不要用兩個詞，盡量壓縮壓縮再壓縮，主動改被動語態，可省略的盡量省略。我就不發任何內容了，相信很多人都收藏了各種版本的模板。也有看了我之前那個回複率20%的開發信範例的。這裏還是繼續用那個開發信範例，但是結合前麵說到的SPAM詞，來做修改：
Dear Henry,
Glad to learn you're on the market of XXX products.
260 workers, 25000 ㎡ non-dust workshop, 12 years experience, 3 years' vendor ofWal-mart, ISO, CE & FDA certificated, one hour reach Wuhan port, this ishow we keep good quality and reliable cooperation for global valued customers.
Our main products cover most of PPE industry products while ourfeatured products are all type of safety vests.
If any product meet your demand, please contact us. We are sure anyyour question will get our prompt reply.
Best regards,
Sam
這樣的表達算是比較簡潔清晰，我們已經注意到SPAM詞，因此內容應該算比較安全。因此做到了簡潔，展現實力，內容清晰。
但是仍然不夠，我們仍有可以改進的地方！那就是 KEY POINT !!
六、 Key Points!!
開發信中，一個很明顯的規律是：你對客戶公司有多少了解，你的內容就有多少能引起對方興趣的地方。說白了，為了進入對方的視野，你需要前期了解這個客戶。然後你的郵件才能有“料”，有吸引對方注意力和興趣的內容或者是否對對方有價值，有幫助。
我舉這樣一個例子：
很多人經常會收到各種海關數據的營銷郵件。很多人的本能是不相信此類數據，原因在於它顛覆了外貿業務開發客戶的思想，讓你輕鬆地獲得了很多進口商的資料。此類郵件如果一周收到一封，那你要煩死了。不過我們轉換一下思路，如果我是賣海關數據的，看看我會怎麼去引起潛在客戶的注意：
第一封郵件：列出你公司去年出口的北美客戶的提單數據，買家公司名，隻截取一小塊，然後告訴你，試試海關數據開發客戶的威力吧，它有真實的數據讓你信服。 這封你有些好奇了，還真的找到了我的北美客戶。但是仍不是完全相信，沒回複。好吧。我們接著來：）
第二封郵件：我們為您列出了客戶，他們或許是你的同行，你的競爭對手。他們已經在使用海關數據找客戶了，列出兩個行業內有代表性的進口商。你還在保持沉默嗎？ 你被調動了極高的興趣，但是又猶豫效果真的這麼好嗎？你還是沒有回應。好吧，再來！
第三封郵件：很簡單，就一句話：很多你的競爭對手在關注你的北美出口記錄，你還不行動起來？？ （影響到自己的切身利益了，趕緊電話過去谘詢了解。）
目前很少有賣海關數據的營銷人員能思考到第三個問題的層次，而這樣多思考一層就能有效地激發客戶興趣和行動！
舉這個例子，是為了說明，當你還沒有進入客戶的視野時，你應該多思考，怎樣引起客戶的注意和興趣，讓你能夠進入客戶的視線並對你有興趣。多和他談一些他市場上的信息，以及告訴他你對他們公司的了解，包括他可能的競爭對手，或者同行什麼的，這樣你才能進入他的視野。他會覺得你說的就是他行業的事情。
你能帶給客戶什麼價值？傳遞什麼服務？你和別的供應商有哪些不同？你有哪些參考客戶？你能幫我們具體解決什麼問題？ 等等，這些都是外貿業務員需要深層次去考慮的地方。
好了，看到這裏的朋友，你一定是我的忠實的讀者！好，那麼我就來貢獻一下，我再改一下上麵的開發信，讓它升級，更顯威力！
Attn: GDP INC - Economy safety products get Revenue 20% up – PIS company
Dear purchasing manager,
We are professional manufacturer of labor safety products. (簡潔地介紹自己。不再花費語言去展示實力，不過多說我如何如何，準備說我能為你做什麼！)
With reference to your safety products on your website, we found it’s a pity that there is no economy choice for customers such as SAFETY VESTS, which are just our featured products. (存在的問題以及和你有什麼聯係)
We have some reference cases and solutions of US safety companies like you, with our superior quality products, they got a 20% revenue up. We believe it’s a good supplement to your product offering. ( 可信的合作獲益保障 )
Should you have any interest, please contact us for possible deal, thanks !
怎麼寫的有“料”，我就不多說了，這裏引申到此，仁者見仁，智者見智。總之多動腦筋，銷售才能做好！
最後更新：2016-12-28 06:49:01