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阿裏雲 技術社區[雲棲]
3大軍團、266個項目，菜鳥技術如何玩轉雙11項目管理？
摘要：隨著雲計算、大數據、AI智能等前沿科技的發展，傳統的研發速度，越來越難滿足企業快速發展的需求。研發效能也成了繼商業模式、技術突破之後的另一核心競爭力。在由阿裏雲研發協同RDC以及阿裏雲雲棲社區聯合舉辦的首屆阿裏巴巴研發效能嘉年華上，菜鳥測試專家、菜鳥網絡雙11項目PMO樂學為大家分享了菜鳥技術雙11項目管理實踐案例，266個項目，3大軍團，覆蓋近600多人的2016年菜鳥技術雙11項目如何做項目管理？如何利用RDC的項目管理進行多層項目的透明化管理、如何雙維度、逐層匯報做好風險控製，如何用電子看板和物理看板結合的方式，實現項目的完整沉澱，精彩內容不容錯過。
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嘉賓簡介：
於旭東，花名樂學，目前工作在阿裏巴巴菜鳥網絡工程效能團隊，關注研發效能的改進和提升，同時帶領PMO團隊支持公司內部重大項目管理如雙十一、雙十二、年貨節、618等，具有豐富的敏捷產品開發經驗和項目管理經驗；工作之餘，個人積極參與杭州敏捷社區建設。
以下內容根據演講嘉賓現場視頻以及PPT整理而成
本次的分享主要將會圍繞以下幾個方麵：
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項目管理
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雙11項目組合管理挑戰
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項目組合管理透明可視化
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研發效能度量
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總結
一、項目管理
什麼是項目呢？其實，項目就是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。在項目管理的角度存在一個經典的項目管理鐵三角，這個鐵三角由項目的範圍、項目的時間進度、項目的成本以及項目的整體質量這些部分組成，而項目管理就是要在這四者之間尋找一個良好的平衡。
在進行項目管理的過程中通常會需要借助一些工具，有的項目經理比較喜歡使用像如下圖所示的這樣的Excel的工具。在這樣的一張Excel表格中，表格的最上麵可以介紹一下項目的一些基礎的背景、負責人以及相關的時間情況；在Excel的左邊則是把項目管理做了一定的拆分，拆分成為幾個階段或者幾個大的任務，並且為每個任務指定了相關的負責人；在表格的右邊則是項目的相關時間，這裏會將項目整體進行情況的甘特圖畫出來；在表格的下麵則會記錄一些與項目相關的風險、問題、負責人以及成員的一些投入的情況。所以對於一些比較簡單的項目，使用Excel就可以進行項目的管理。
而對於另外一些項目管理的同學而言，他們認為現在已經進入了敏捷開發的時代，所以需要更加強調如何才能更加敏捷地進行開發，並且需要更快地響應變化。下圖所展現的就是在阿裏巴巴自身的實踐中某些團隊采用的看板這樣的項目管理方式，下圖展現的是一個非常簡單的看板，它主要分成了幾個部分，第一部分是比較簡單的BACKLOG，這裏用於存放一些正在做的需求，之後的部分則是一些階段，主要分為了開發、測試、驗收和完成等。從橫向來看，這個看板也主要分了幾個部分：雲平台、虛商二期以及其他等等，這樣通過一個看板就可以知道整個項目的整體進展情況。
綜上所述，對於簡單的項目管理而言，使用一個Excel或者通過看板的模式就可以實現簡單的項目管理了。
二、雙11項目組合管理挑戰
對於雙11而言，所需要管理的就不再是一個個簡單的項目了，而是很多項目的組合。這樣的項目組合是為了實現阿裏巴巴的戰略目標而組合在一起進行管理的項目、項目集、子項目的組合以及運營工作的集合。而在菜鳥2016年的雙11的項目組合裏就包含了3大軍團，一共有266個項目，並且總共涉及到600多個研發同學。
那麼在這樣的一個複雜的項目組合的情況下，又會麵臨哪些挑戰呢？
第一個挑戰：大家都知道雙11有一個不可妥協的截止時間點，所以必須要保證所有的東西都能夠在雙11零點這個時間點之前高質量地上線。回想一下剛剛提到的項目管理的鐵三角，它包括了範圍、時間、成本和質量，那麼對於雙11而言，時間是固定的，人員基本上也是固定的，而對於阿裏巴巴而言，我們一直強調產品的質量，所以唯一可以調整的東西就是項目的範圍。可以說麵對這樣一個不可妥協的截止時間，我們需要進行範圍的管理，區分出重點的項目和需求，給予不同項目或者不同需求以不同的優先級，並進行區別對待，同時必須要清楚地知道不同項目的進展情況，而這樣的情況依賴於統一的裏程碑進行管理，在後麵也會分享如何使用RDC進行統一的管理。
第二個挑戰：大家都知道雙11這個項目組合所涉及的人和項目眾多，並且結構非常複雜，剛才提到了有3大軍團、266個項目涉及到600多個研發同學，同時還會涉及到很多的對外的合作夥伴，比如快遞公司、倉儲以及商家等等，總之涉及的人和項目非常多，而且結構非常複雜。所以需要進行信息的透明可視化，降低彼此的溝通成本，同時也能夠給大家一個檢視和調整的機會。
第三個挑戰：在這樣的一個情況下，項目如此之多並且時間不可妥協，那麼整個項目中會充斥非常多的不確定性，這樣就會涉及到很多的風險。這時候就需要涉及到需要進行風險的管理，那麼在風險管理的時候和普通的項目可能不太一樣，需要對於這些風險進行分級、分層以及分類。
第四個挑戰：最後一個挑戰就是過程經驗不易沉澱，阿裏巴巴經過這樣幾年的雙11的挑戰，自己也不乏一些非常有能力的項目管理的同學能將整個雙11的相關項目管理的非常棒，但是還是很難將這樣的項目管理的經驗沉澱下來。如果能夠將曆年雙11的項目組合管理經驗沉澱下來，就能對於很多出現的問題在未來有一個更好的預防，我們希望能夠借助流程規範的工具能夠將經驗流程沉澱下來。
那麼麵對這些挑戰應該如何去做呢？還是使用Excel或者看板嗎？在項目組合如此複雜的情況下，似乎很難去使用Excel或者看板幫助我們進行這樣的複雜的項目的管理工作。
這時候我們就需要工具的幫助，借助項目管理工具將業務流程規範和工具化，能夠將項目的信息透明可視出來，並且能夠在這個過程中沉澱下研發效能的數據。
這個時候就要非常感謝阿裏巴巴的RDC平台，從最開始需求的提出，到迭代計劃和項目計劃，到項目之間的合作以及風險的管理、以及任務的跟蹤以及事後的反饋，RDC提供了一個一站式的項目管理的流程。在2016年的菜鳥雙11項目中，就借用了RDC來幫助我們進行整個項目組合的管理，接下來也會詳細介紹如何借助RDC平台實現組合項目的管理。
三、項目組合管理透明可視化
首先，因為菜鳥雙11的項目組合涉及到266個項目以及600多個研發同學，而中國有句古話叫做“大事化小，小事化了”，當然對於雙11這件事情是不能夠化了的，但是可以把大事化小一些，所以當時也提出了一個“分而治之”的理念，也就是將266個項目分成了三大軍團。第一個軍團做業務項目，也就是對於來自於不同業務線的需求保證在雙11零點的時候上線；另外一方麵需要關注於係統的穩定性，誰都不希望在雙11零點的時候係統出現任何故障影響大家的購物體驗；除此之外還有一個軍團稱之為創新軍團，我們都希望能夠通過技術賦能商業，使得技術帶來一些商業的價值，所以在創新軍團裏更多地是強調如何通過技術帶來一些創新，使得業務更加高效，也為客戶帶來更高的價值。
這裏更多的是關注於業務的項目，在下圖中大家也可以看到，第一層就是業務項目的組合，即使是業務項目的組合的下麵也會有非常多的項目，所以還進行了第二次拆分，基於業務領域進行拆分，比如菜鳥的業務分為倉配、快遞、末端等等幾大業務領域，在這個情況下做了業務領域的拆分，在這個基礎之上又進行了進一步的對於子業務領域的拆分，這樣的每個業務子領域大概會有十到二十個項目，這樣就可以保證子領域是比較輕量化的，而最下麵的一層就是具體的業務的項目。
當有了對於項目結構的清晰了解之後，就可以知道這裏麵包含了哪些項目，因為之前也提到了存在一個不可調和的截止時間點，所以必須要知道哪些才是需要重點關注的項目，那麼可以通過打標這些重點項目完成對於它們的標識，這樣在整個項目組合的進行過程中對於這些重點項目進行重點關注，並且保證這些項目在雙11之前可以順利上線。而在這部分的右邊則可以看到項目的整體的健康度，可以根據風險情況或者需求的完成情況來進行評判，除此之外還有項目組合進度，這個項目組合進度如果標識為100%，那就意味著這個項目組合是全部完成的，比方說一個項目組合下麵有10個項目，這10個項目都在開發階段，那麼就隻能說項目組合進度為0%，因為沒有一個項目完成，所以項目組合進度實際上是展示了項目完成的進度。上圖中在最右邊則是一個整體項目的風險情況和完成情況，這樣就可以借助這樣一個大的視圖幫助我們掌控項目整體的進度和風險情況。
接下來分享在有了對於項目組合管理的整體概況之後，在往下看到具體的項目。其實可以通過剛才的頁麵進入到如下圖所示的項目的具體頁麵。在項目的頁麵中就可以看到當前的這個項目的相關需求有哪些，這些需求的優先級是什麼樣子的，這些需求的狀態是否是已經完成，對於每個項目而言需要確保在項目中高優先級的需求最先被完成。
在了解項目的相關需求之後，需要知道這些需求要通過一些拆解和任務分配被研發同學完成。於是在明確了項目需求的情況下，又做了項目任務的拆分，下圖所展現的就是項目相關任務的看板，從左到右可以看到這些是一些待處理、處理中、已經完成和已經取消的一些相關任務，這樣從項目的整體情況、項目需求再到項目的相關任務，就可以把整個雙11所包含的一些項目、需求和任務做非常好的透明可視化出來，讓關心這些的同學隨時都可以獲取到項目最新的信息。
在完成了範圍的透明可視化之後，接下來分享一下如何使得整體的進度透明可視化。如果大家都使用不同的進度標識就會造成一些混亂，所以在整體的項目管理過程中使用了統一的項目裏程碑。當創建一個項目的時候會使用一個標準的裏程碑幫助將整個項目的裏程碑創建起來。在這裏主要包含了幾塊，主要有項目的開始、PRD評審、技術方案、提審、驗收、項目發布以及項目回顧的完成，這樣每個項目都可以及時地更新項目裏程碑，通過項目的總體視圖可以看到最新完成的裏程碑的狀況。這樣就可以知道在某個時間點完成了多少個項目，有多少項目處於需求階段，有多少項目處於開發階段，有多少項目處於測試階段，就可以使得項目的過程和進度透明可視化出來。
下圖是項目組合統一裏程碑的視圖，在最上麵是一個時間軸，最左邊是一些項目的列表，可以在這些時間軸上看到相關的項目的進展情況。在下圖上麵可以看到一些標記為綠色的裏程碑，這表明的是在這時間點這個裏程碑已經完結，而紅色的標識表明這些項目存在延期，已經超出了計劃完成的時間，這樣就可以一目了然地看到整體項目組合的進度情況。
因為整個項目組合非常複雜，所以也充滿了很多的不確定性，那麼就需要對於風險進行非常有效的管理，能夠對於風險也做一個透明可視化出來。在這過程中，項目其實也進行了分層，從業務領域到項目，對於風險也進行了分層，從下圖的最右邊來看，首先會根據項目對於整個阿裏巴巴集團、菜鳥集團、這條業務線以及這個項目的不同程度的影響來標識一個高中低的風險等級，並且所有的風險都是歸屬到一個項目中的，如圖所示的這個風險就是歸屬到2016年雙11的一個項目中的。
與此同時為什麼要關聯項目呢？這是因為在整個的研發過程中會發現有很多的風險其實存在於團隊之間的依賴，那麼如何能夠很方便地讓一個團隊的同學知道自己這邊的項目存在一個風險可能會依賴在對方的項目上呢？那麼就可以在這風險裏進行一些項目的關聯，也就是比如說這個風險關聯了三個項目，另外三個項目的PM或者項目組合領域的PM就可以知道有一個團隊的風險在依賴自己，而且可以通過這個風險看到相關的項目以及相關的負責人，這樣通過一個數據源就可以非常清楚地使得不同角色的人都看到這個風險。另一方麵在風險透明可視化中還可以對於風險進行打標簽，對於不同的風險需要采用不同的處理方式，比如對於依賴於其他團隊的依賴風險而言，通常需要在向上一層進行一些協調。在這個過程中也會對於風險進行分層，也就是項目的風險可以在這個項目之內進行處理，那麼這個風險就會停留在項目之內；但是如果這個風險在自己的項目中解決不了，那就需要向上升級，那麼通過關聯上一級的項目就可以將風險的等級進行提升；如果上一層發現這個風險也無法處理，那麼就會繼續上升，直到負責整個雙11的PM來進行溝通和協調。那麼這樣就可以在不同的層級上看到不同的風險，不至於導致很多風險都放在同一個地方，這樣通過風險的分級、分層和分類，能夠使得不同層次的項目管理人員看到不同的風險，降低其他風險的幹擾。在這個過程中還可以對於風險進行評論和修訂，於是在整個過程中就可以對於風險的處理過程的經驗沉澱下來，為未來的風險處理增加可以參考的經驗，可以在未來想辦法將這些風險更好地處理或者規避掉。
剛才談到了具體的風險，下圖所示的就是風險的整體視圖，這個風險整體視圖是與項目整體視圖存放在一起的。通過這個視圖就可以看到在不同的層次、不同的領域上有哪些風險，這些風險的情況又是怎樣的，目前已經完成了多少風險，還剩餘多少風險，剩餘的風險有多少是高風險、中風險和低風險。這樣就可以將項目的風險做一個非常好的透明可視化出來。
在了解了項目的進度、範圍和風險這些事情之後，還需要了解到底誰需要對這些事情來負責，最開始需要知道這些項目、項目組合或者業務域的項目組合的負責人以及負責部門是什麼樣子的，也需要知道這個項目上的有哪些成員參與了哪些工作。
所以需要人員透明可視化，這時候也需要知道項目的這些需求到底是誰正在負責，這樣遇到問題就可以直接找到相關的同學進行詢問，可以非常方便地了解需求的進展情況。
另外一方麵就是對於項目任務負責人的透明可視化，這樣就可以方便項目的PM更好地把握項目的進度，通過提供如下圖所示的這樣一個看板就能了解當前的項目已經完成了多少任務，還剩餘多少任務。
除此之外還涉及到項目風險，項目風險會分為風險的創建者和負責人，創建者並不一定是負責人，同時在項目裏麵還會有一個抄送人員。也就是對於風險而言，除了有創建者、負責人還需要將風險通知給一些相關的同學，這樣在整個項目中，不同的人就會收到不同的信息，並且對於這些不同信息進行一定的反饋，而最終需要有一個人對於這些信息進行負責。
四、研發效能度量
在雙11這個過程中菜鳥做了這麼多的項目，也希望能夠在整個過程中有一些研發效能的度量，希望能夠實現一些數據化的驅動。在研發過程的效能度量分為了幾個部分，第一個是結果數據，另外一個是過程數據。在結果數據裏會主要關注幾個方麵：質量、效率和業務。首先來講一下業務，業務包含了兩個指標，第一個就是項目目標的達成率，另外一個就是項目資源的有效率。為什麼關注這兩個指標呢，其實是因為不希望在花了很多力氣而做了很多沒有業務價值的項目，希望把有限的精力放到更有價值的項目上去，所以需要關注項目的目標是否達成，在這些目標達成的項目上又投入了多少資源，這些資源占整體的情況又是什麼樣子的，用這些指標來評判一下，希望能夠更加快速地交付業務價值，而不僅僅是需求和產品。
更進一步研發效能的度量會關注到研發的內部，研發內部的度量更加關注的質量和效率，也就是研發效能。對於質量而言，更加關注的是故障總數，比如說當一個產品上線之後，客戶那邊反饋回來的問題是哪些，通過這個可以了解產品整體的線上的質量情況是什麼樣的，沒有人會希望交付給客戶的東西是無法使用的。另外一方麵關注的是研發的效率，研發效率主要有幾個指標：第一個就是需求完成率，這指的是從業務方接收了很多需求，其中有多少已經完成，用其中已經完成的需求除以整體的需求數量來表示整體的需求完成率，這樣的指標能夠反映出完成業務方的需求的速度如何。第二個指標則是人均需求數，也就是在這個過程中希望能夠看到團隊的能力在不斷增強，人均能夠完成的需求數量也越來越多，這個指標評定的是研發做了多少需求。第三個指標就是需求周期，也就是業務方從提出需求到需求真正上線的周期是多長時間，也就是表明了能夠以多快的速度完成業務方的需求。總而言之，在研發過程中希望“多快好省”地完成業務需求並且保證這些業務需求是真正有價值的，這就是結果數據的作用。
另一方麵則包含了一些過程數據，過程數據在不同的團隊或者不同的公司有不同的過程數據點。菜鳥在這裏主要關注這樣的幾點：第一點是質量，也就是在研發過程中有多少個Bug，包括了多少個低級Bug以及提測的通過率情況。在效率方麵則會關注兩個部分，第一就是需求和測試周期在整個項目周期中的占比情況，這樣就可以知道在整體的項目周期中的瓶頸到底出現在什麼地方，針對於所發現的瓶頸實現研發效能的整體提升。希望最終能夠對於研發的效能進行度量，然後通過研發的數據化驅動整個研發效能的提升。
五、總結
在對於像菜鳥雙11這樣有3大軍團、266個項目、涉及到600多個研發同學，並且存在不可妥協的時間點，信息溝通非常複雜，充滿了不確定性，並且過程經驗不易沉澱的情況下，怎樣來通過工具以及RDC將項目流程規範化、工具化下來，並且沉澱出項目組合管理經驗都是一個很大的挑戰。通過項目組合，通過管理透明可視化，通過範圍、進度、人員以及風險的透明可視化能夠將這些信息開放出來，能夠提供一個調整和檢視的機會，在這個過程中也可以通過使用工具將整個研發效能的數據能夠沉澱下來，並且將研發效能能夠進一步數據化。而在研發效能數據化中包括了結果和過程數據，也包括了質量和效率以及業務，通過這樣的工具能夠幫助我們將項目組合管理做得更好。
最後稍提一句，雙11是一個非常複雜的項目，以上的分享隻介紹到了一點，也就是如何通過RDC等工具將項目流程規範化、透明可視化並且將其數據化下來。當然僅僅依靠工具是不可能解決所有的問題，最終還是需要讓正確的人使用這些工具去做對的事情。
最後更新：2017-07-06 23:02:50
