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如何像阿裏工程師一樣高效辦公？
上周，阿裏巴巴總市值達到3565億美元，再次超越騰訊，成為亞洲市值最高的公司。在阿裏龐大的經濟體量背後，究竟是何種智能、高效的信息化係統支撐著它不斷前進？阿裏人究竟是如何辦公的？
在6月10日召開的雲棲大會·上海峰會上，阿裏巴巴信息平台總監祁越，為大家揭開了阿裏的智能化辦公之路。
以下是演講全文：
大家好，我叫祁越，是阿裏巴巴信息平台-IT負責人。今天很榮幸跟大家分享阿裏的智能化辦公場景。
阿裏的辦公信息化始於2013年，阿裏巴巴信息平台事業部推出了“阿裏內外”——以企業主站的形式為員工提供最基本的搜人、尋找站點入口等服務，這是信息化的第一步。
緊接著隨著公司快速成長，我們意識到，如果所處的網絡不安全、沒有數據沉澱，那一切所做的信息化工作都是徒勞無功的。所以在2014年4月，信息平台啟動了NAC（網絡準入）和MDM（設備管理）並進行了落地。
之後，我們又遇到了新的挑戰。當時阿裏入職的每位新員工都會配備1台1000多元的固定電話，而這個固定電話90%的時間是不用的，所以我們啟動了“軟電話”項目，員工隻要拿著電腦或者手機，就可以隨時隨地免費打電話了。
2015年隨著越來越多的技術同學加入阿裏，公司給員工配備了Mac筆記本，但是沒有投屏的接口，信息平台研發了“無線投屏”，無論Mac／Windows筆記本還是手機，都可以隨時隨地把桌麵投到電視上。
2015年之前，很多員工會上網下載免費軟件，下載後卻發現軟件裏自帶一堆的流氓軟件，且無法卸載。所以我們做了“軟件管家”，員工可以在上麵獲取工作所需的各種軟件。通過軟件管家把所有的辦公軟件實行規範化管理，軟件申請實現自動化審批，並可以隨時隨地在後台看到每天的軟件使用量、申請量、剩餘庫存等等，實時進行管理。
2014～2015年期間，阿裏園區的發展速度非常快，僅杭州地區一年就有六七個園區項目在進行，且每個園區都是千人以上的規模。麵臨的問題就是當時阿裏用的是商用Wi-Fi，每一個新園區都需要布置控製器，再配一個網工，因為除了網工，沒有人能讓Wi-Fi工作，基本一個園區要花費幾個人做一個月，而上線以後網工還要做各種用戶支持。
於是我們的研發團隊用了1年多時間，做自研Wi-Fi。一開始心裏是打鼓的，因為要把業界非常成熟的Wi-Fi產品替代成自己5-10人團隊開發出來的產品，研發同學們心裏還是沒底的。然而就在當時一個非常關鍵的時刻，園區的某個商用Wi-Fi的控製器突然掛了（那個關鍵時刻可能就是雙十一接近零點的時候），當時讓所有人下定決心，立刻啟用了自研Wi-Fi。
近兩年來，隨著阿裏的園區、辦公點越來越多（包括阿裏國際化以後，美國、英國、東南亞、印度等地區），對音視頻會議的要求非常高。一開始我們用的是業界TOP3的硬件品牌，但它操作起來比較複雜，遙控器上至少有30多個按鍵，導致員工開視頻會議前，需要先找IT預約指導。為了優化體驗，讓員工能夠隨時隨地拿著電腦、手機開會，我們又開啟了全自研的音視頻會議之路。
現在，信息平台把之前做的所有基礎辦公產品進行整合，建立了統一的辦公平台——內部叫“阿裏郎”。到今年，一個特別重要的裏程碑就是，剛才提到的所有產品，都將通過阿裏雲來服務於我們的外部客戶。
我們的很多產品都圍繞著以下幾點進行：國際化、生態化（讓外部公司、投並購公司也能使用）、穩定性、智慧化（用戶隻要點一下就能解決各類複雜問題）、移動化（無論是開會還是投屏，都能移動辦公）。
阿裏的智能化辦公基本圍繞著以下三方麵去做：
第一，體驗。買一個商用產品交給用戶，這不是體驗；隻有當產品能讓用戶產生驚喜，這才是體驗。
第二，成本。產品在成本方麵是不是很有競爭力，是不是能讓公司的CFO對成本控製、對所研發的產品能為公司省的錢而點讚。
第三安全。
Wi-Fi是一個硬件，阿裏作為一家互聯網公司為什麼要做硬件？前麵提到的阿裏在企業信息化之路上遇到的困難和挑戰：無論是成本、穩定性還是運維的工作量，都需要一個智能化產品來解決這些問題。但環顧業界並沒有合適的商用產品，需要靜下心來自己研發。
信息平台自研的雲Wi-Fi有哪些價值呢？
第一，成本。相比原來的商用產品，雲Wi-Fi能節約50%以上成本。
第二，便捷。不依賴於網工，隻要拿著一個AP，找一個網口插上，員工的網就通了。員工從A辦公室漫遊到B辦公室再到C辦公室，全程無縫體驗。
第三，可用性。所有傳統Wi-Fi的架構都有個致命的問題，就是有控製器。隻要有控製器就會在整個網絡鏈路上增加故障點，在關鍵時刻會成為致命的瓶頸。
第四，靈活。在互聯網時代，有非常多的APP需要跟Wi-Fi進行連接。譬如某企業來了訪客，裝了某個APP就可以自動連上Wi-Fi。這些在商用場景下很難辦到，但今天阿裏的Wi-Fi可以輕鬆實現。
第五，智能。今天基於雲Wi-Fi，可以作為很多物聯網玩法的一個天然網關。如果想分析今天員工的開會情況，在工位的情況，上下班考勤的情況，每個會議室的利用率情況等等，用雲Wi-Fi，結合後台的數據分析就可以實現。
Wi-Fi可以很好的體現IT的價值。IT的價值是什麼？
第一，降低成本。除了給用戶帶來驚喜的體驗，一定要用更少的人，更低的成本，為企業創造更高的價值。
第二，體驗提升。當員工、老板，走到公司裏的任何一個office，看到同樣的ID、熱點而不需要輸入任何密碼的時候，這種體驗是非常好的。在從辦公室到茶水間到會議室甚至到食堂的過程中，可以始終拿著手機辦公。
第三，創新。在互聯網時代，需要硬件設備來支持很多的玩法和打法，Wi-Fi可以作為一個很好的切入點幫助我們實現LBS室內地圖、數據分析、大數據采集和分析等，這些玩法需要大家一起去思考。
其實這兩個詞聽起來還是比較生硬的。為什麼要做設備管理？因為在阿裏非常在意對網絡的輕管控。如果把所有的權限從用戶側收走，把所有的數據鎖在保險箱裏，網絡一定是安全的，但沒有任何意義和生產力可言。
設備管理，即知道接入的設備是誰，它的主人是誰，以及你做了什麼。如果做了不該做的事情，就會有響應機製來解決。今天我們通過“MDM和“NAC”來實現對設備的識別、對人的識別、對動作的識別。環顧業界的商用產品，遠遠滿足不了員工的需求。
譬如說，很多產品會在一個設備有風險的時候，一腳把它踢掉，但是在阿裏不行，因為有很多同學會做測試，做實驗，如果你把它踢掉，業務會受影響。隻有把它拉到一個我們認為安全的“VLAN”裏去，既不影響公司的其它業務係統，也能繼續訪問互聯網，隻有非常開放的係統才能做到。
網絡準入還有一個點就是VPN。VPN是離開辦公室之後一個很重要的辦公場景。左邊是傳統的相對安全的VPN方式：令牌加上登錄的賬戶，但有個非常嚴重的問題，令牌加密碼加用戶名，基本上沒有人能一次輸入正確，百分之五六十的用戶需要輸兩次才能成功。在阿裏，當你想登陸公司內網的時候，隻要在電腦和手機上分別點一下，一共點兩次，就連接上VPN了。我們統計了下，這樣的接入方式，每個月為阿裏節省了五六千個小時。
這是阿裏園區一個很普通的會議室，隻有一個電腦、電視、以及一個視頻會議攝像頭。今天我們已經把無線投屏做成了阿裏標配的辦公方式，無論員工想把屏幕投到當前會議室的電視機上，還是讓異地的同事看到屏幕，都能輕鬆實現。如果員工要開會，沒帶電腦，隻帶了手機，而手機裏有要投的PPT，依然可以在手機上點一下自動投屏。
有員工覺得投屏碼比較麻煩，於是我們增加了聲波投屏的方式，隻要帶著電腦進入會議室，電腦就能自動識別投屏碼，員工隻需點一下投屏按鈕就能把屏幕投到最近的電視上。
我們把辦公場景下很多需要30s完成的步驟縮減到隻需要2s，這就是給用戶更好的體驗。目前統計了一下，無線投屏每個月可以為阿裏巴巴節省至少六千個小時。
今天，信息平台支持著阿裏的全球化辦公，各地辦公區的很多訴求是外部的商用產品滿足不了的。以遙控器為例，如果開音視頻會議需要配備一個上麵有30多個按鍵的遙控器，那估計有百分之五十的用戶不會使用它（包括我自己）。但今天在阿裏巴巴的任何一個音視頻會議室，是見不到遙控器的。
說到成本，音視頻會議的成本一直很高，我們的產品做到了將成本控製在業界TOP3產品的一半左右，而且比業界的產品更靈活，比如能夠支持1000人的會議、電話入會、無縫對接傳統的視頻會議設備等等。
我們還可以看到音視頻會議對降低差旅的貢獻：隨著海外視頻會議的使用量持續上升，與之對應的是集團海外差旅在同步下降，這也是這個產品的業務價值。
這就是之前提到的“阿裏郎”，把內部的多個產品整合到了這裏。PC端有網絡管理、電話、會議、投屏、電腦管家等，移動端有軟令牌，以及其它例如會議日程、對智能設備的感知等IOT的應用。
當然，剛剛介紹到的信息平台旗下產品都會通過阿裏雲來輸出給外部客戶和企業，讓所有企業員工能夠和阿裏巴巴員工在一個平台上辦公。
以上是阿裏雲辦公的整體架構圖，從統一的企業控製台、終端APP，再到支持各種能力的智能化辦公產品（包括溝通、協同、基礎設施等），以及底層的IAAS和PAAS服務等，可以讓企業能以非常低的成本使用和阿裏一樣的辦公方式。
未來已來，謝謝大家！
最後更新：2017-06-14 11:32:19