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協同辦公軟件提高工作效率的奧秘
現在，越來越多的公司用協同辦公軟件來協助辦公。從十幾人的小團隊到上千人的大公司。
盡管各公司情況不同，需求各異，但提升成員工作效率，有效管理時間是所有協同辦公軟件最基本的功能體現。
協同辦公軟件是怎麼提高工作效率的呢？
其實非常簡單，在協同辦公係統裏工作事項變得可視，也就是說係統將本來看不見摸不著的工作數據化，再以一個非常直觀的展示圖來體現，成員可根據實際需要調整進度，達到最理想的狀態。比如在某項工作上花費時間過多就酌情減少，某項工作進展太慢就有意推進。通過這個過程可以幫助成員有效分配時間，提升緊迫感，不知不覺中便提升了工作效率。長期以往，成員也能摸索出適合自己的工作方式，更加有效的管理時間。
為方便大家更好的理解，這裏以主打大型企業的eteams和主打中小企業的然之進行說明。
在協同辦公軟件係統中工作事項多以任務體現。
圖一是eteams的任務添加界麵，成員可以添加一天中需要處理的事項，明天的計劃事項等，在添加時可以標注事項的緊急程度，這樣就能做到輕重緩急有序排列，工作內容一目了然。操作日誌中記錄著成員對任務所執行的所有操作，你也可以使用進度條標記事項的進展。緊急或重要事項還可以標記關注，因為eteams中有專門的關注事項欄(圖二)，在一定程度上也起到了提醒作用。
（圖一）
（圖二）
然之中的任務可以配合代辦管理來處理，圖三是然之代辦事項添加界麵，同樣可以設置優先等級和起止時間。起止時間的設置最直接的好處就是可以督促你盡快開展工作，這相當於為工作做好了一個備忘。圖四是然之代辦事項界麵，以日曆的方式呈現，未完事項呈藍色，完成事項呈綠色，做了哪些工作，還有哪些沒完成也非常直觀。如果忘記處理，係統會發送備忘提醒，很多協同辦公係統可以自行設置提醒時間，比如於計劃時間前10分鍾。
（圖三）
（圖四）
在協同辦公係統中，可以階段性的更新任務進度，進行自檢，一天當中完成了哪些工作，花了多長時間，哪些工作沒做完，還需要花多長時間，隨時調整，做到心中有數。圖五是然之的任務更新情況。
（圖五）
在eteams中沒有任務更新的設置，不過成員可以添加日報，記錄一天做了哪些工作，其他成員可以關注評論，可透視整個組織每位成員的工作狀態和成效，然之則集成了自住研發的聊天工具喧喧，保證組織溝通順暢。圖六是eteams日報視圖。
（圖六）
在此之前，你可能對協同辦公軟件如何幫助成員提升工作效率不太理解，希望本文對你有所幫助。最後更新：2017-06-26 13:32:11