如何寫郵件　細節決定成敗

收到另一總監級別老外的郵件：Why not send report to me？Should I remind you every week？I believe no. 責問我為什麼報告還不給他，是不是每周都需要他提醒我才行，接著又來一句，我相信這麼小的事情不需要每次提醒你。冷冷的三行，既是他們國家直來直往的企業文化，也是因為他的身份和地位才敢這麼囂張。　

　　他是個很囂張的人，在公司也算是VP（Vice President，副總裁）的角色。可是這些不能構成我要尊敬他的理由，我在公司想要平步青雲也不需要看他臉色，因為我們是徹底不相通的職能部門。

　　豐富的經驗讓我知道如何對付這種人。賠笑臉過於謙卑會更被人看扁，不亢不卑是贏得尊重必要的外衣，他們欣賞的絕不是順民，當然更不是暴民。

　　我回複郵件給他幾乎不用動腦筋，先承認疏忽，然後承諾下次準時。他有了麵子，我也不虧什麼，隻是記得下次別落什麼話柄在他手上。

　　上一次也是這樣，因為付款的事情他氣衝衝地上來，結果是大家都有錯，但我查了下問題，先承認自己的疏忽，他沒話講，然後發現他那邊也有問題，於是，他的麵子掛不住，找他的人去K。　
　　和別人理論前一定要弄清楚問題的原委，不然一不小心就成了笑話，特別是為你的下屬出頭的時候，別護犢前被犢騙了。

　　多說兩句護犢的話題。下屬犯錯了，固然需要批評，但有時候也要看環境，所謂關起門來打罵，敞開門來表揚。如果兩方都有錯，那麼身為領導就有了三種選擇：護犢、公正或者犧牲。強勢的領導喜歡護犢，把事情壓下去，先把外麵的麵子掙回來，家裏的問題回來內部再處理，結果是team凝聚力更加高，至少大家知道領導有擔當。弱勢的領導喜歡犧牲，先把下屬推出去扛了全部罪名，自己樂得做好人，結果是部門內全部人寒心。真正要公正處理各打五十大板其實是最浪費時間且無謂的。

　　我始終堅信一點，無論多大的錯誤，下屬隻要犯了，領導都有50%不可推卸的責任，所以，在此精神指導下，我背了不少黑鍋。

　　不得不說起外企的郵件製度。幾個要點：

　　一、書麵勝於口頭

　　你做過什麼，要去做什麼，需要別人做什麼，寫郵件發出去，以後起爭執了就是證據，年終盤點也知道你每天都幹了些什麼。Written is always better than oral（書麵強於口頭）。長此以往，極度鍛煉商務英語。

　　二、搞清楚TO，CC，BCC，FW

　　TO，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人放去TO；

　　CC，相關人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領導支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，領導不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領導沒時間看也沒關係，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你麵子就等於不給你老板麵子。

　　BCC，加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要別的部門做一件事，你要寫郵件給這個部門的經理，為了得到老板支持，你又必須抄送你的老板，但這件事最終執行得怎麼樣，你要你的下屬去跟進。很多人會犯的錯誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領導放一起多麼的不恰當，這時候加密抄送就奏效了。再口頭囑咐一句，下屬就能了解事情的前因後果去幫你跟進。

　　多說一句，永遠別高估你下屬的智慧，所以該做什麼，什麼時候要做好一定要交代清楚，別指望下屬能在幾件事情之中清楚地知道要先做哪件；還有同一件事情要是給兩個及以上的下屬一起做，一定要分清楚誰做什麼，別指望下屬能自我協調，否則很可能“三個和尚沒水吃”。

　　FW，身為一個領導，用得最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發後加個批示 XXX，pls. follow. （請處理） 簡單明了。

　　有些事情你無法決定，或者說超出你的權限，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，隻是給領導一個信息。最忌諱的不是什麼都不寫地原文轉發，而是僅僅寫個FYI（for your information，僅供參考），領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。

　　三、關於回複（Re）

　　禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回複在相應的位置，並且包含原文。隻回複一個人是極度不禮貌的。

　　四、關於已讀回執

　　為什麼要求對方給已讀回執，通常兩個功能：

　　1.很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，這個很重要，是內容重要而不是時間緊迫，因為如果是　需要在限定的時間內讀，就需要用郵件的優先級功能了。

　　2.是個人目的看收件人究竟打開過沒有。

　　我用過好幾個郵件係統，Outlook，Lotus……這個的設置並不一樣，我不是IT，可能不夠專業，但是有的郵件係統是收件人一旦打開會自動發送已讀回執的，且沒有任何記錄可查（在已發送郵件裏麵是不會出現的），但也有的係統是詢問後根據你的選擇發送的，已發郵件有跡可查。如果是前者自動發送，那麼你可以實現功能一及二；如果是後者，那麼很抱歉，你可能什麼都無法實現。收件人完全可以讀過以後選擇不發送已讀回執。

　　最近的實踐表明，即使是自動發送已讀回執，如果收件人刻意避免，還是可以操作的，在preview（預覽）狀態下看完郵件，根本就不需要打開，隻要不雙擊打開，就不會自動發送已讀回執。

　　或者這個功能也隻是防君子不防小人。

　　五、關於優先級

　　我很討厭那種經常不分狀況用優先級的人，加了感歎號的郵件紅色顯示總歸會引起閱讀者的重視，但是發這樣的郵件一定要看是否必要。真正失火了要救，發這種郵件是無濟於事的。所謂重要，需要發件人很好地判斷。

　　六、關於群發

　　企業郵件係統的好處就是每個staff（員工）都赫然在錄，不需要像私人的address book（通訊錄），要自己維護，所以群發起來特別順手。可是，不是任何事情都需要群發，你可能覺得收件人可以自己選擇是否刪除，而實際上郵件數量多的人收到這種不相關的郵件是很惱火的，並不是每個人都有秘書可以幫忙刪除掉這些無關的信息。

　　一般來說，我們可以接受的群發事由不過是：HR（人力資源）的通知，Admin（主管）的通知，某重要人物的離職，來自GM office（總經理室）的公文……

　　我們最厭惡的群發是：某人休假通知，改手機號碼通知，say goodbye的散文……要知道這些不是每個人都感興趣，難聽點說就是不要把自己看得太重要。

　　七、關於自動回複

　　這裏我不是說收到每封郵件都會給回複的這種自動回複，而是特別指out of the office（不在辦公室）的自動回複。這其實是個很好的功能，我不讚成每封郵件都自動設置回複，但是一旦休假了，誰take care（負責）你的工作，你幾時回來，urgent case（緊急任務）如何聯絡你，放在自動回複裏是很方便的。真正需要找你的人一旦發了郵件給你就能知道你已經休假了，而不需要你事先群發每個人你的休假決定。

　　八、關於簽名檔

　　專業一點的公司都會要求統一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網址。

　　你改了電話，隻需要改簽名檔就可以了，經常找你的那幾個人，你可以單獨發郵件甚至短信通知，而絕對沒必要群發。

　　每個公司一般都有內部的通訊錄，經常會翻新一下，你記住通知負責的人翻新就可以了。
這裏順便再講一講給領導寫郵件的要點不外乎幾種：

　　匯報工作

　　總結自己幹了些什麼，做了多少和別人覺得你做了多少很多時候不能畫等號，而很遺憾的現狀是——評價一個人的performance（績效）取決的是後者。郵件正文需要提綱挈領，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件裏寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。　

　　請求批示

　　寫清楚什麼事，如果領導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領導什麼都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領導不會比你笨，至少不要表現出來。更重要的一條是不要隻提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然後委婉地說自己的看法，最後的決定卻是領導的。一個懂得解決問題的才是manager（領導），隻會反映問題的不過是staff而已。

　　當然前因後果實在太複雜的話，還是帶上相關資料麵對麵匯報更節約時間。時刻記住當一封郵件需要的閱讀時間超過十分鍾，電話或者face to face（麵談）會是更經濟的選擇。曾經遇到過一個特別擅長寫郵件的女同事，洋洋灑灑每次前因後果一大堆，十分鍾都看不完。她的郵件顯然是任何一個人看到就會皺眉的。　

　　轉發資料

　　可能你作了什麼報告，領導忽然需要調用，你發過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。

　　再次強調主題的重要性，我是很討厭我的下屬發東西給我不寫主題，因為我所有文件都存檔的，以後查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業的。幸好現在Lotus有Edit功能了，總算可以把空白的主題自己改正。

　　所謂細節決定成敗，這些都是細節，卻也可以是一個人良好的職業習慣。