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基於大數據的企業辦公自動化建設策略
傳統辦公自動化係統大多隻包括文字處理、輕印刷處理以及文檔管理係統等，無法實現信息的共享、交換、傳遞、分析、整理等。尤其是隨著大數據時代的到來，信息資源不斷膨脹，僅從網上簡單地搜索瀏覽或者是從資料庫中直接獲取，已遠遠無法滿足企業的需要。企業要充分利用大數據技術，在辦公自動化係統中建立強大的數據中心，對各種信息進行采集、分析、整理，最終匯總成為對企業有價值的資訊，為企業領導的決策提供參考。
一、轉變觀念，規範管理製度流程
首先，企業的領導層應充分認識到辦公自動化建設的重要性、必要性與緊迫性。尤其是在當前市場競爭激烈的情況下，信息的準確性和時效性特點更加突出,領導層要高度重視，並以身作則帶頭使用辦公自動化係統，全麵支持企業大數據中心的建設。企業全體員工要自覺地轉變觀念，主動更新知識，不斷提升計算機操作水平和互聯網信息技術應用水平。其次，企業要通過建立完善相關的管理製度、考核機製等，進一步提升辦公人員使用辦公自動化係統的積極性和主動性。第三，通過辦公自動化係統的使用，進一步規範辦公人員的工作流程，逐步形成新的管理標準，從而為企業辦公自動化深入發展打下堅實基礎。
二、加強培訓，提高員工業務技能
辦公自動化建設是一項係統的、複雜的而又十分龐大的工程。這就給企業員工提出了更高的要求。員工不僅需要了解辦公活動相關的信息技術的大致發展情況，還要熟練掌握部分必要的操作技能。但目前企業辦公人員的水平參次不齊，大部分人員甚至還無法熟練地操作辦公自動化係統來處理日常的事務。這就需要企業積極組織辦公人員開展學習培訓，提高辦公人員的工作水平。
三、加大投入，推動大數據基礎建設
隨著大數據、雲計算的快速發展和普及，企業辦公自動化建設也要發生根本性的改變。首先，企業需要引進先進的網絡設備，建立更加安全、高效、可靠的信息網絡。其次，要積極探索建立企業的大數據中心，充分利用性能強勁的服務器來收集處理各項業務的基礎數據。同時，不斷整合企業的信息資源，借助大數據技術對數據資源進行收集、整理、分析，達到信息檢索的自動化和信息分析的精確化，實現信息資源的交流與共享。第三，要實現海量數據的分布式挖掘，僅僅依靠單台服務器是無法完成的，必須依托於雲計算的分布式處理,建立分布式數據庫，甚至要借助雲存儲和虛擬化技術等。
四、改變方式，實現多渠道多層次辦公
隨著移動互聯網的發展，智能手機、平板電腦逐步成為日常辦公的主要載體，智能手表、智能眼鏡等可穿戴式設備將來普及後，也會成為辦公的可選方式之一。僅在手機上就可以通過客戶端、微信、網頁等多種方式進行辦公，這就要求企業在建設辦公自動化係統時,要考慮多終端多渠道數據的實時互通與共享。通過大數據分布式機製，可以在建設前期投入較少設備先滿足基本需求，後期隨著數據量的增加再逐步擴容。
傳統企業一般都具有規模大、層級多、信息傳輸通道長等特點，通過大數據可以對信息進行智能處理，自動按級別在企業各層級顯示符合條件的信息內容。這樣不僅保證了信息的安全性，而且使得信息更加統一，避免多次錄入，造成信息不一致的問題;企業在進行信息的上傳下達時，通過分層體係，可以直觀地監控到當前信息的流轉情況，對流轉環節中出現的問題及時處理，從而提高信息的辦理和傳達效率。
五、強化管控，確保企業信息安全
當前，企業用戶通過智能手機、平板電腦等移動終端連接辦公自動化係統成為常態。但在移動互聯網上，信息的安全性普遍得不到保證，尤其是數據和信息本身所需要的安全特征，更是成為黑客攻擊的目標。這種安全特性，一是在向移動端傳輸數據過程中保證數據的安全，二是在移動終端和有線環境下實現遠程和同步時，對用戶身份進行嚴格的審核。此外，大數據中心的儲存和安全的需要，也使得在網絡移動環境和移動辦公平台中，要確保杜絕病毒木馬的侵襲，防止數據丟失泄露等。隻有解決網絡的穩定性和安全性問題，才能使企業的移動辦公平台真正發揮其便捷、高效的作用。
總之，隨著信息技術的快速發展，將大數據、雲計算運用到企業辦公自動化係統中成為必然。改變傳統的辦公方式，不但能夠進一步節約企業成本與資源，也能大大提升辦公效率。但是，目前大部分企業對辦公自動化的革新還不夠強烈，甚至原有的辦公自動化係統的功能都還未充分利用，給企業帶來極大的浪費。推動辦公自動化建設的深入發展，企業必須從上至下，不斷轉變思想觀念，努力提升管理人員和員工業務水平，完善管理製度，加強基礎設施建設，才能推動辦公自動化係統的安全、高效以及更加穩定的運行。
本文轉自d1net（轉載）
最後更新：2017-07-20 23:03:55