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技術人員談管理之溝通管理案例論文
本論文為本人準備項目管理師考試的時候寫的，已經通過考試，現在把論文共享出來，供考試和項目的管理者借鑒。本人相信有誌者事竟成，隻要肯努力，就一定能通過考試。
摘要：
2011年8月，我作為項目經理參與了XX省公安廳警務地理信息基礎平台的建設。該項目是XX省公安廳“天網計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。該係統利用空間地理信息技術,以電子地圖為基礎,以公安寬帶網絡為依托,以信息共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎信息基於空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應、反恐等方麵的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.該項目於2012年8月通過了業主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文以此項目為例，結合作者的實際經驗，討論了項目溝通管理在項目建設過程中的重要性，論述了溝通管理計劃編製/信息分發/績效報告和項目關係人管理等過程對溝通管理的積極意義，最後總結分享項目管理的成功經驗，以及項目存在的不足及具體的改進措施。
正文：
XX省公安廳警務地理信息基礎平台是XX省公安廳“天網計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。XX省公安廳力圖通過警務地理信息係統的建設，匯聚整合全省基礎地理信息數據和公安機關內外部各類信息資源，利用信息化手段構建動態信息防空網絡，實施扁平化指揮調度，構建信息係統應用體係的全局性、綜合性、基礎性支撐工程，建設形成省廳“高端統籌，周到服務”的又一製高點，全麵提升XX省公安信息化深層次應用的水平。我作為開發方的項目經理，至始至終參與了整個項目的建設。自2011年8月項目啟動至2012年8月曆時一年，係統至今運行穩定，取得了用戶的好評。
XX省警務地理信息係統的基本情況：係統采用B/S架構模式，服務器使用曙光刀片機，操作係統采用RHEL6.2，使用JAVA語言開發，SVN作為配置管理工具。中間件使用weblogic，數據庫采用oracle10g。該係統利用空間地理信息技術,以電子地圖為基礎,以公安寬帶網絡為依托,以信息共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎信息基於空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應/反恐等方麵的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.
由於本項目的順利上線涉及到業務的考核，因此在本項目中，溝通管理就顯得尤為重要，質量作為項目構成三要素中最重要的環節之一，項目的質量直接影響到客戶滿意度，影響到公司的形象，影響到公司市場份額的占有率等。所以我作為項目經理必須以質量為核心做好質量的計劃的編製、質量的保證、質量控製，以下結合項目的實踐重點論述質量管理這三方麵相關內容。
1. 溝通管理計劃編製
俗話說的好“磨刀不誤砍柴工”在實施項目開發之前，做好應有的準備工作是很有必要的。完備的計劃是項目實施的根本前提。在本次項目過程中,我們通過頭腦風暴法和溝通分析法確定的主要項目幹係人為省廳通信處處長和各市局信息處相關負責人,計算機網絡設備供應商,項目團隊成員,職能經理,公司領導以及監理方.同時我們把各個幹係人需要得到的信息進行了羅列,繪製成表格寫入計劃中.
在具體分析了這些內容後，我製定了詳細的溝通管理計劃。計劃中對幹係人的溝通需求，信息分發的方式，例會的開展等內容作出了明確的定義。我在項目管理計劃中主要描述的內容還有：項目建設過程中所發布的各式文檔，材料和信息的格式和規範，以及相應的詳細程度。我們還與客戶達成一致意見，在溝通計劃中明確，重要會議，客戶方的領導盡量保證到場。同時對一些細節性的內容作了一定的備注，以此保證溝通計劃的有效性。
2. 信息分發
信息分發是將信息傳達給各個幹係人的具體過程.各類人員均有其不同的特點，同時也有著不同的溝通需求。客戶方的領導和業務專家這部分人員是整個項目的關鍵幹係人，必須對他們提出的需求予以重視，溝通方式要比較正式，溝通文檔要規範化。對於項目團隊的成員，他們的技術水平高，創造性強，但同時也擁有一定的個性。因此在溝通過程中，更應注重他們的特點，並且溝通方式要靈活多樣，這樣才能保障信息傳遞的高效和準確。而作為我方公司的高層領導，他們所需要的信息則更偏向於成本，效益方麵；所以對於他們而言，簡明扼要的項目匯報材料，績效報告就是與他們實現有效溝通，並取得他們對項目的支持與信任的有效手段。
3. 召開高效會議，向客戶定期提交績效報告
召開有效的項目會議，並且定期向客戶提交直觀的績效報告也是避免由於溝通不暢而產生衝突的一個很好的解決方法。
我在組織召開項目部會議之前，會首先編寫詳細的會議說明。明確會議參與的人員，召開會議的時間，以及會議討論的議題和目標等內容。然後郵件通知所有與會人員，要求準時參加會議。並要求所以與會人員在收到郵件通知後，必須及時回複，如未收到回複，再行電話通知。剛開始有的人員並不能按時參加會議，特別像開發組的個別人員認為開會的時間還不如用來寫代碼。後來通過個別溝通，使這些人員均認識到了會議是確保信息傳遞不失真的重要手段，同時對減少返工，減輕他們的工作量同樣非常有好處。這樣，很快所有人均能正常按時參加會議，且積極性也大幅提高。
在召開會議的過程中，我也很重視控製會議過程。每個人的發言時間，我會根據其實際情況進行控製，以確保通過召開會議，技能全麵了解項目的各項具體情況，又能有足夠的時間去對一些較複雜的問題進行討論，並最終形成決絕方案。
為了讓用戶和公司高層領導清楚地了解項目各方麵的綜合情況，我會按計劃定期提交績效報告。我以日誌、周報及周例會的方式，隨時了解項目進度，適時進行調整和動態控製。我要求項目組成員每天上報工作日誌，每周上報工作周報，然後由我對其進行過濾和整合，並對一些情況進行驗證，確保其真實性。
4. 項目幹係人管理
項目幹係人管理是項目管理中非常重要的一環，尤其是在XX省警務地理信息係統項目的建設過程中得到了充分的體現，因為本次項目設計的項目幹係人數很多，都是以往項目中不多見的。因此如何管理好各個項目幹係人對項目需求的衝突，以及項目幹係人之間的直接衝突是很複雜的一件事情，不是一兩個方法就可以解決的，它涉及到很多溝通方麵的藝術，以及溝通的績效，甚至和項目經理的學識有關。本次項目幹係人管理中，我除了運用以往的管理經驗外，還采取了溝通日誌的手段，主要是記錄問題的狀況，以及解決的情況，從而為溝通管理提供了良好的依據，避免了項目幹係人互相推諉，互相指責以及對同一問題多次提出的狀況。
總體來講，在整個項目的溝通管理過程中，我始終堅持溝通方式的多樣化，同時也堅持了內外溝通有別的原則。所以通過該項目的溝通管理，給我感覺是：正式的，例如會議、周報等方式，略顯嚴肅，比較有利於了解項目的客觀情況。對於了解各幹係人的具體想法，和提高團隊的凝聚力方麵略顯不足。而通過非正式的溝通，營造一種寬鬆的環境，我就能準確了解每個人的想法和精神狀態，但是這樣的溝通方式有時也並非盡如人意，因為往往由於氣氛過於寬鬆，使大家很難看到客觀存在的一些問題。所以兩類溝通的綜合應用，會起到很好的互補作用。
對於堅持內外溝通有別的原則方麵，我的做法是：對內溝通要高效準確，也就是內部溝通的形式不重要，關鍵是要達到效果，相關內容要得到共識，並做好衝突管理。對外溝通則要求做到充分和準確，以確保用戶可以準確了解相關的項目情況，這樣將非常有利於獲得所必須的客戶方麵的支持和所必需的資源，同時對提高客戶滿意度也非常有利。
經過項目全體人員的共同努力，2012年8月終於完成了項目驗收。回顧項目的整體管理工作的過程中，項目能成功得通過驗收得益於在事前進行了充分的計劃和準備工作。我覺得項目管理的能力和項目開發的能力是有很大的區別的。一個成功而高效的項目開發必須要有一個能統籌管理和善於溝通的項目經理。特別是作為大型項目經理我們主要工作就是平衡各種資源的利用，使其達到最佳的效率。怎樣才能達到這個最佳。這是我在今後的工作中需要長期實踐和摸索的內容。雖然項目成功通過了驗收沒有大的事故發生，但仍然存在許多問題，主要有以下幾點：
1．對項目工作分解結構中個別工作包沒有進行量化。在項目驗收時，我們和客戶對工作包的認識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進行係統的全麵驗收，待到維護期時我們再進行改進。
2．軟件測試不係統，用例準備扔不夠充分，忽視了壓力測試。係統實際運行後隨著數據量的增加，運行速度下降很快，達不到設計要求。雖然通過升級硬件解決了這個問題，但造成了資金的額外投入。。
綜上所述，在該項目的實施工程中，我得到了寶貴的經驗和教訓，如果對以上不足進行很好的總結和提高，可以“百尺竿頭更進一步，在我項目經理的生涯中，在以後的工作中，我會留意克服，並將繼續努力學習、總結經驗，更好地完成項目。
最後更新：2017-04-03 14:54:06