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技術人員談管理之采購管理案例論文
本文為本人2013年參加信息係統項目管理師考試時準備的論文，本人已通過考試，現在將論文分享出來。
論信息係統項目的采購管理
摘要：
2011年8月，我作為甲方項目經理參與了XX省公安廳警務地理信息基礎平台的建設。該項目是XX省公安廳“天網計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。該係統利用空間地理信息技術,以電子地圖為基礎,以公安寬帶網絡為依托,以信息共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎信息基於空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應、反恐等方麵的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.該項目於2012年8月通過了業主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文以此項目為例，結合作者的實際經驗，討論了項目采購管理在項目建設過程中的重要性，論述了編製采購計劃、編製詢價計劃、詢價、供方選擇、合同管理、合同收尾，最後總結分享項目管理的成功經驗，以及項目存在的不足及具體的改進措施。
正文：
XX省公安廳警務地理信息基礎平台是XX省公安廳“天網計劃”的重要項目，該項目投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。XX省公安廳力圖通過警務地理信息係統的建設，匯聚整合全省基礎地理信息數據和公安機關內外部各類信息資源，利用信息化手段構建動態信息防空網絡，實施扁平化指揮調度，構建信息係統應用體係的全局性、綜合性、基礎性支撐工程，建設形成省廳“高端統籌，周到服務”的又一製高點，全麵提升XX省公安信息化深層次應用的水平。我作為開發方的項目經理，至始至終參與了整個項目的建設。自2011年8月項目啟動至2012年8月曆時一年，係統至今運行穩定，取得了用戶的好評。
XX省警務地理信息係統的基本情況：係統采用B/S架構模式，服務器使用曙光刀片機，操作係統采用RHEL6.2，使用JAVA語言開發，SVN作為配置管理工具。中間件使用weblogic，數據庫采用oracle10g。該係統利用空間地理信息技術,以電子地圖為基礎,以公安寬帶網絡為依托,以信息共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎信息基於空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應/反恐等方麵的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.
由於本項目的順利上線涉及到業務的考核，因此在本項目中，采購管理就顯得尤為重要。這一點在聚業務複雜、範圍涉及麵廣、項目幹係人眾多等特點於一身的XX省警務地理信息係統中得到了充分驗證。本文將討論進度管理相關的問題．其一、範圍計劃的內容及作用;其二、詳細範圍說明書的內容及作用;其三、創建WBS的原則;其四、如何進行範圍確認和範圍控製;其五、資源衝突解決方法;針對這些問題，本人作為項目經理，采用了會議評審; 變更控製係統;提高項目優先級保證項目所需資源等方法予以解決．下麵將分別從五個方麵進行論述．
一．編製采購計劃
編製采購計劃前，我組織相關行業特別是有同類型項目類型經驗的專家，對平台項目的開發成本做了估算。一方麵，估算平台大致成本，一遍檢查是否有直接預算支出；另一方麵，也可以作為合同的一個約束條件，控製項目成本。經過多次商討，定出成本估算值，並決定采用固定總價合同類型。
編製項目采購計劃最忌“關起門來，自作自受”，詳細、科學、合理的采購計劃是以項目實際情況作為立足點的。特別是對本平台的項目，業務複雜、範圍涉及麵廣、項目幹係人眾多，項目時間緊。因此，在製定采購計劃前，我們多次走訪各部門業務人員，並特別就業務關鍵崗位進行了全方位的學習和深入了解。這大大方便了我們界定清除項目範圍，製作出初步的項目範圍說明書，並以其作為基礎製作了項目采購工作說明書及采購計劃。
為規範項目采購管理工作，我們同客戶方共同製定了“三審”製，即采購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收審批三個關鍵點的審查。采購申請審批是在項目選型經過技術論證、用戶試用並確認後開展；詢價申報審批是在確認供應商，並通過談判確認最終采購價格後開展，同時需提交供應商的相關證明文件、售後保證等承諾等文件；到貨驗收審批是依據采購合同，執行到貨驗收的審查工作。“三審”製對於保證采購工作合理、規範的開展，發揮了重要作用。
二．從滿足實際需求出發，合理、規範、高效地完成項目采購工作
在招標過程中，我們先在本市的政府采購中心網站登記相關招標信息，並舉行了最初的供應商碰頭會，一遍我們就參與投標的各個供應商一個初步了解，也有利於簽字供應商對我們的項目有一個清晰、共同的理解。投標之前，我會同相關行業專家就相關競標企業進行了摸底排查，大致對其規模和實力有一定的了解。同時，就平台項目的實際情況知道了評標的標準及策略。招標過程中，我們先根據本行業信息係統的要求，設置篩選係統：要求競標企業必須擁有計算機係統集成二級或意思資質和國家涉密計算機係統集成乙級（以上）資質。然後依據前期研討會確定的項目技術參數及驗收標準，按照重要程度對每一個評價標準舍得一個權重，按照供方所得項目技術標準綜合分，結合項目建設價格作為選擇供方的依據。
經過幾輪評選活動後，我們選擇了一家規模和實力較大，技術綜合得分及性價比都比較高的A公式作為本平台項目的供方。A公司作為本行業的領先者，擁有多個類似項目的成功案例，而且之前也和本事交警局坐高其他業務項目，用戶口碑和行業評價都比較好。
三、高度重視采購風險，采取有效的措施控製采購風險。
應用支撐平台的采購實施是該項目的重要建設內容，決定項目建設的效果和整體實施進度，加之涉及采購金額較大，必須要高度重視和控製采購風險。詳細的采購合同是項目的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設時項目經理就無法控製各個供應商。從法律之外，也許可以通過人際關係或者公司合作關係，促成有效的合作。但我認為最直接有效的還是采購合同。
回顧整個采購曆程，經曆了自製-采購決策、試點應用、專家評審三個階段。在自製-采購決策階段，采用了兩條腿走路策略，一方麵采用自行開發方式，隻限於公共基礎模塊；另一方麵在對市麵上主流的應用支撐平台進行技術論證。事實證明，采用自行開發的方式，開發出的產品存在質量等諸多問題，後因客戶不認可中途夭折。市麵的產品從功能和性能上大多不能完全滿足用戶的需求，經過項目組反複技術論證，並通過集體評審，暫定了一款產品。這樣就進入了試點應用階段。我們決定將目前在用的比較有代表性的一個子係統導入到此平台。該產品的供應商調集了核心開發人員參與到係統導入工作，因時間緊，采用封閉開發方式，期間克服了種種困難，在短短三個月內完成係統構建，並成功實施，獲得用戶認可。基於試點試用情況，邀請了知名的專家對該產品開發及應用情況進行了評審。獲得了專家的充分肯定。最終客戶同意了該產品的采購。通過以上三個階段，很好的控製了該產品的采購風險。在後續的實施中，主要應用係統均基於該產品進行構建，取得了較好的應用效果，達到了預期的目標。
經過我們的努力，該係統2012年8月上線成功，並在同年11月通過驗收。回顧項目進度管理的過程，項目能成功地通過驗收得益於在事前進行了充分的計劃和準備工作。我覺得項目管理的能力和項目開發的能力是有很大的區別的。一個成功而高效的項目開發必須要有一個能統籌管理和善於溝通的項目經理。雖然項目成功通過了驗收沒有大的事故發生，但任然存在許多問題，主要有以下幾點：
1．對項目工作分解結構中個別工作包沒有進行量化。在項目驗收時，我們和客戶對工作包的認識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進性係統的全麵驗收，待到維護期時我們再進行改進。
2．軟件測試不係統，用例準備扔不夠充分，忽視了壓力測試。係統實際運行後隨著數據量的增加，運行速度下降很快，達不到設計要求。雖然通過升級硬件解決了這個問題，但造成了資金的額外投入。。
綜上所述，在該項目的實施工程中，我得到了寶貴的經驗和教訓，如果對以上不足進行很好的總結和提高，可以“百尺竿頭更進一步，在我項目經理的生涯中，在以後的工作中，我會留意克服，並將繼續努力學習、總結經驗，更好地完成項目。
最後更新：2017-04-03 14:54:18