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企业低效会议泛滥成灾，王健林乔布斯是怎样开会的？

时间在一分一秒地进行，会议室的显示屏仍然没有调整好，众人尴尬地坐着，脸上露出焦急的神色。

再过十分钟，会议就要开始了。新上任的办公室总经理急得跑来跑去，汗水氤氲了后背的衬衫。这次来访的是公司的VIP客户，头发花白的董事长带领管理层，前来洽谈下半年的战略合作。为了服务好这个长期客户，公司上下做了万全的准备，下午的会议特地安排在24楼的会议厅，大老板亲自出面主持会议，没想到如此重要的关头，显示设备却出了差错。

在IT部门的协助下，问题终于在双方领导人步入会议厅前一刻解决了。不过是一场虚惊罢了？办公室总经理却按捺不住内心的忐忑，“大老板日理万机，为了这次会议特地调整工作安排，取消了另一桩重要的活动，要是因为设备问题耽误了会议进程，影响了双方的合作进展，让领导在客户面前脸上无光，相关人员一定会吃不了兜着走，说不定还会有人被炒鱿鱼……”

彼得·德鲁克认为，世界上只有两类会议——如果没有办法做到富有成效，那么开会纯粹就是浪费时间。实际上，那些卓有成效的企业管理者，没有一个不是极其注重开会效率的“会议高手”。在他们的企业当中，绝对不允许显示屏故障这样的低级失误发生。

大佬会议模式

王健林每年的工作报告都是自己手写的，每次万达开会王健林讲话的时长误差不会超过5分钟，如果向他做报告用的PPT超过三页还没把问题讲清楚就等着挨批吧。公司的层级越多，信息流动和决策速度就越慢，因此领导者在精简组织的同时，异常重视会议的效率。

推行金字塔式管理的恒大集团有10万名员工，许家印在会议上的讲话精神能在半小时内就能传递到一线员工，曾经有一名中层管理者在开会时看手机，结果连同上司直接被降了三级。

史蒂夫·乔布斯憎恨包括会议在内的一切低效事务，有一次他直接拒绝了奥巴马总统的会议邀请，在他看来这次没有明确目的的会议无异于浪费时间。耐人寻味的是，乔布斯认为幻灯片会掠夺人们的注意力，让开会者无法专注于思考会议的内容，因此在苹果公司做出一项禁止使用PPT开会的规定。

马克·扎克伯格也抱有相似的观点——意识到人们用于准备会议的时间常常超过会议本身，他在Facebook倡导精简的开会文化，如果没有必要绝不召集会议，“一个不起眼的小会也会毁掉一个下午，它会把下午撕成两个较小的时间段，以至于啥也干不成。”

开会是把双刃剑

会议是一种上传下达、内外交互的管理手段。现代企业的运转离不开会议。不管公司大小，都需要通过形形色色的会议收集信息、讨论问题、做出决策、分发指令——会议已经成为公司运行程序的一部分，其的重要性不言而喻，对许多公司来说，脱离了会议可能陷入瘫痪。不过，硬币的另一面则是，低效会议大肆泛滥，成为公司管理的一大“隐疾”。

会议以协作的形式展开，是对公共时间的占用，而时间属于一种零和资源，一旦消耗就无法再生，因此会议的效率在一定程度上反映了公司的管理水平，是一种软实力的体现。

精心组织一场会议可能需要公司上下花费大量的时间和精力，而一个小小的失误，譬如网络故障、显示设备问题等，就可能让前期的努力付诸东流。没有那个老板会允许这样的事情发生，然而现实却并不如愿，“一场混乱的会议搞砸一桩生意”的现象比比皆是。

大公司管理层级较多，一级一级地召集会议，传递信息，成为驱动组织行动不得已而为之的事情，大约有15%的公共时间用在开会上。高管们需要通过会议布置任务、收集反馈、推动协作，而对于基层员工来说，开会除了可以接收工作指令，就成了“一项不得不应付的固定流程”，甚至演变成一种逃避责任的偷懒。会议为基层员工“磨洋工”提供了掩护。

一些互联网公司加班文化盛行的背后，是白天大量时间被会议占用，不得不增加夜晚的工作时间。随着会议越来越多，会议资源也变得越来越紧张，预约会议室成为常态，临时召集的会议根本没有会议空间。为了调整故障百出的会议设备，有时候甚至需要花费比会议本身更多的时间。

很多创业公司有随时召开会议的工作作风，但往往并没有明确的会议议题。“开会的目的是什么？”、“开会要达成一个什么样的结果？”对于这些问题，很多创业公司的管理层压根就没有真正思考过，这一次会议无法解决的问题成为召开下一次会议的理由，于是“为了开会而开会”成为一种常态，结果就是大量宝贵的时间消耗在了公司内部的会议上。

被林林总总的会议包围已经成为当今管理者工作的常态，他们忙于应付一个又一个的会议，根本无暇思考“如何提升会议效率”这样的问题。看起来，他们被高薪聘请过来就是为了开会。

据哈佛商学院的研究，如今的企业管理人员平均每周花在会议桌上的时间多达23个小时，比60年前增加了1.3倍。60多年前，会议是提升公司效率的驱动器。阿尔弗雷德·斯隆以每周开六天会的高强度工作，把通用汽车带入巅峰。如今会议则成为扼杀公司竞争力的慢性病，当今的美国公司平均每天要召开1100万场会议，无效的会议每年消耗370亿美元。

让会议更具效率

根据2015年的一项调查，28.2%的中国白领每天参加1到5个小时的会议，30%的职场人士认为他们参加的会议毫无意义，没有人清楚中国人在会议上消耗了多少热情和资源。

既然会议是公司管理中无法规避的刚性需求，那么是否可以通过技术手段提升会议的效率？

基于这个良好的愿望，明基公司以用户诉求为中心，组织了一支13人的用户体验设计师团队，由世界三项大奖工业设计师领衔，基于会议的种种痛点，潜心发掘会议用户的使用行为，以android系统为基础，开发出智能化的会议利器——“明基智能商务一体机”。

顾名思义，奉行“使灵感可见（Make inspiration Visible）”的明基智能商务一体机是可视化的会议工具。

它的无线传输功能，可以允许智能手机、平板电脑、PC等设备通过热点直投技术进行多屏投射，完全不受会议室网络状况的影响，在无须繁琐的线材接入，便能完美解决了设备兼容性问题；依托高度定制化的白板软件EZwrite4.0，以流畅的书写激发了讨论的热情，参会人员可以在屏幕上自由书写，最大限度地发挥创造力。

如果需要插入文字、图片和表格，只需通过“一键切换”功能就能快速加入更多的会议素材，无须反复切换APP，节省了大量的操作时间；会议的内容可以打印成文，也可以生成二维码进行分享；在任何界面中两指长按就能换出圆盘浮动工具，让使用者不管站在哪里，都可以方便取用。

明基智能商务一体机的问世，通过智能化手段解决开会的种种痛点，“让沉重的会议变轻松”，让参与者能够专注于会议本身，让会议真正成为激发创造的源泉，有效达成会议的最大公约数。

说明：部分图片来自于网络。

作者：方外

最后更新：2017-10-08 13:39:48

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