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企業低效會議泛濫成災，王健林喬布斯是怎樣開會的？

時間在一分一秒地進行，會議室的顯示屏仍然沒有調整好，眾人尷尬地坐著，臉上露出焦急的神色。

再過十分鍾，會議就要開始了。新上任的辦公室總經理急得跑來跑去，汗水氤氳了後背的襯衫。這次來訪的是公司的VIP客戶，頭發花白的董事長帶領管理層，前來洽談下半年的戰略合作。為了服務好這個長期客戶，公司上下做了萬全的準備，下午的會議特地安排在24樓的會議廳，大老板親自出麵主持會議，沒想到如此重要的關頭，顯示設備卻出了差錯。

在IT部門的協助下，問題終於在雙方領導人步入會議廳前一刻解決了。不過是一場虛驚罷了？辦公室總經理卻按捺不住內心的忐忑，“大老板日理萬機，為了這次會議特地調整工作安排，取消了另一樁重要的活動，要是因為設備問題耽誤了會議進程，影響了雙方的合作進展，讓領導在客戶麵前臉上無光，相關人員一定會吃不了兜著走，說不定還會有人被炒魷魚……”

彼得·德魯克認為，世界上隻有兩類會議——如果沒有辦法做到富有成效，那麼開會純粹就是浪費時間。實際上，那些卓有成效的企業管理者，沒有一個不是極其注重開會效率的“會議高手”。在他們的企業當中，絕對不允許顯示屏故障這樣的低級失誤發生。

大佬會議模式

王健林每年的工作報告都是自己手寫的，每次萬達開會王健林講話的時長誤差不會超過5分鍾，如果向他做報告用的PPT超過三頁還沒把問題講清楚就等著挨批吧。公司的層級越多，信息流動和決策速度就越慢，因此領導者在精簡組織的同時，異常重視會議的效率。

推行金字塔式管理的恒大集團有10萬名員工，許家印在會議上的講話精神能在半小時內就能傳遞到一線員工，曾經有一名中層管理者在開會時看手機，結果連同上司直接被降了三級。

史蒂夫·喬布斯憎恨包括會議在內的一切低效事務，有一次他直接拒絕了奧巴馬總統的會議邀請，在他看來這次沒有明確目的的會議無異於浪費時間。耐人尋味的是，喬布斯認為幻燈片會掠奪人們的注意力，讓開會者無法專注於思考會議的內容，因此在蘋果公司做出一項禁止使用PPT開會的規定。

馬克·紮克伯格也抱有相似的觀點——意識到人們用於準備會議的時間常常超過會議本身，他在Facebook倡導精簡的開會文化，如果沒有必要絕不召集會議，“一個不起眼的小會也會毀掉一個下午，它會把下午撕成兩個較小的時間段，以至於啥也幹不成。”

開會是把雙刃劍

會議是一種上傳下達、內外交互的管理手段。現代企業的運轉離不開會議。不管公司大小，都需要通過形形色色的會議收集信息、討論問題、做出決策、分發指令——會議已經成為公司運行程序的一部分，其的重要性不言而喻，對許多公司來說，脫離了會議可能陷入癱瘓。不過，硬幣的另一麵則是，低效會議大肆泛濫，成為公司管理的一大“隱疾”。

會議以協作的形式展開，是對公共時間的占用，而時間屬於一種零和資源，一旦消耗就無法再生，因此會議的效率在一定程度上反映了公司的管理水平，是一種軟實力的體現。

精心組織一場會議可能需要公司上下花費大量的時間和精力，而一個小小的失誤，譬如網絡故障、顯示設備問題等，就可能讓前期的努力付諸東流。沒有那個老板會允許這樣的事情發生，然而現實卻並不如願，“一場混亂的會議搞砸一樁生意”的現象比比皆是。

大公司管理層級較多，一級一級地召集會議，傳遞信息，成為驅動組織行動不得已而為之的事情，大約有15%的公共時間用在開會上。高管們需要通過會議布置任務、收集反饋、推動協作，而對於基層員工來說，開會除了可以接收工作指令，就成了“一項不得不應付的固定流程”，甚至演變成一種逃避責任的偷懶。會議為基層員工“磨洋工”提供了掩護。

一些互聯網公司加班文化盛行的背後，是白天大量時間被會議占用，不得不增加夜晚的工作時間。隨著會議越來越多，會議資源也變得越來越緊張，預約會議室成為常態，臨時召集的會議根本沒有會議空間。為了調整故障百出的會議設備，有時候甚至需要花費比會議本身更多的時間。

很多創業公司有隨時召開會議的工作作風，但往往並沒有明確的會議議題。“開會的目的是什麼？”、“開會要達成一個什麼樣的結果？”對於這些問題，很多創業公司的管理層壓根就沒有真正思考過，這一次會議無法解決的問題成為召開下一次會議的理由，於是“為了開會而開會”成為一種常態，結果就是大量寶貴的時間消耗在了公司內部的會議上。

被林林總總的會議包圍已經成為當今管理者工作的常態，他們忙於應付一個又一個的會議，根本無暇思考“如何提升會議效率”這樣的問題。看起來，他們被高薪聘請過來就是為了開會。

據哈佛商學院的研究，如今的企業管理人員平均每周花在會議桌上的時間多達23個小時，比60年前增加了1.3倍。60多年前，會議是提升公司效率的驅動器。阿爾弗雷德·斯隆以每周開六天會的高強度工作，把通用汽車帶入巔峰。如今會議則成為扼殺公司競爭力的慢性病，當今的美國公司平均每天要召開1100萬場會議，無效的會議每年消耗370億美元。

讓會議更具效率

根據2015年的一項調查，28.2%的中國白領每天參加1到5個小時的會議，30%的職場人士認為他們參加的會議毫無意義，沒有人清楚中國人在會議上消耗了多少熱情和資源。

既然會議是公司管理中無法規避的剛性需求，那麼是否可以通過技術手段提升會議的效率？

基於這個良好的願望，明基公司以用戶訴求為中心，組織了一支13人的用戶體驗設計師團隊，由世界三項大獎工業設計師領銜，基於會議的種種痛點，潛心發掘會議用戶的使用行為，以android係統為基礎，開發出智能化的會議利器——“明基智能商務一體機”。

顧名思義，奉行“使靈感可見（Make inspiration Visible）”的明基智能商務一體機是可視化的會議工具。

它的無線傳輸功能，可以允許智能手機、平板電腦、PC等設備通過熱點直投技術進行多屏投射，完全不受會議室網絡狀況的影響，在無須繁瑣的線材接入，便能完美解決了設備兼容性問題；依托高度定製化的白板軟件EZwrite4.0，以流暢的書寫激發了討論的熱情，參會人員可以在屏幕上自由書寫，最大限度地發揮創造力。

如果需要插入文字、圖片和表格，隻需通過“一鍵切換”功能就能快速加入更多的會議素材，無須反複切換APP，節省了大量的操作時間；會議的內容可以打印成文，也可以生成二維碼進行分享；在任何界麵中兩指長按就能換出圓盤浮動工具，讓使用者不管站在哪裏，都可以方便取用。

明基智能商務一體機的問世，通過智能化手段解決開會的種種痛點，“讓沉重的會議變輕鬆”，讓參與者能夠專注於會議本身，讓會議真正成為激發創造的源泉，有效達成會議的最大公約數。

說明：部分圖片來自於網絡。

作者：方外

最後更新：2017-10-08 13:39:48

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